Automatisk ordreindtag

Bliver ordrer på mail og PDF tastet ind i hånden? Så kan de blive til kladder i jeres system, og en medarbejder hos jer godkender dem.

7.500 kr. ekskl. moms (de første 3 kunder: 4.900 kr.)
klar 10 arbejdsdage efter adgang
betaling efter accepttest

Book et gratis automatiseringstjek

Virker det ikke som aftalt i accepttesten, betaler du ingenting til mig.

Sådan fungerer det

Ordren kommer ind.
En kunde sender en ordre eller en forespørgsel til én fast indbakke, som mail eller som PDF.
Den bliver læst.
Et AI-værktøj finder kunde, varenumre, antal, leveringsdato og reference.
Den bliver matchet.
Kunden og varerne slås op i jeres egne lister, så teksten bliver til den rigtige kunde og de rigtige varer.
Den bliver til en kladde.
Der oprettes en ordrekladde eller et tilbud i jeres system.
En medarbejder hos jer godkender.
Hver kladde godkendes, før den bruges. Det gælder hver ordre, i hvert fald de første 30 dage.
Du får overblik.
Hver dag får du en kort mail med dagens ordrer og de ordrer, der skal tjekkes.

Eksempel: fra mail til kladdeEksempel med opdigtede navne og tal.

Mailen

Hej, vi skal bruge 40 stk. 10234 og 12 stk. 20871 leveret torsdag den 22. oktober. Vores ref.: PO-5521. Mvh. Eksempel Byg ApS

Kladden i systemet

Kunde: Eksempel Byg ApS (kundenr. 1042)
Linje 1: vare 10234, 40 stk.
Linje 2: vare 20871, 12 stk.
Leveringsdato: 22. oktober
Reference: PO-5521
Status: Kladde, afventer godkendelse

Når noget er uklart

Hvis kunden ikke kan genkendes, eller et varenummer ikke findes, gætter løsningen ikke. Ordren bliver markeret »skal tjekkes«, og du ser den i dagens oversigt. Ingen ordre går tabt.

Hvilke systemer virker det med?

Jeg sætter det op i det system, I allerede bruger:

e-conomic
Uniconta
Dinero
Microsoft Dynamics 365 Business Central
et fælles Excel- eller Google-ark

Nogle systemer kræver en bestemt pakke for at give adgang udefra. I e-conomic skal I have Plus eller højere, og i Dinero Pro eller Total. Det tjekker jeg med dig i det gratis tjek.

Hvis e-conomic endnu ikke har godkendt adgangen udefra, lægger jeg kladderne i et delt ark, indtil den er på plads.

Hvad du får, og hvad du ikke får

Det får du

Opsætning på jeres egne konti
Én indbakke og op til 2 ordreformater
Test på 20 af jeres rigtige ordrer
Accepttest
Et kort overdragelsesdokument, så en anden kan overtage
30 dages gratis fejlretning efter levering

Det får du ikke

EDI
Pris- eller rabatlogik ud over jeres egen prisliste
Ændringer i opsætningen af jeres ordre- og regnskabssystem
Ekstra ordreformater (1.500 kr. pr. format ekskl. moms)
Softwarelicenser. Automatiseringsplatformen og AI-forbruget betaler du selv på jeres egen konto. Tallene står under »Hvad koster det at drive?« på siden Priser

Det skal jeg bruge fra jer

Adgang til jeres regnskabssystem og den indbakke, ordrerne kommer til. Jeg guider dig, og adgangen oprettes på jeres egne konti.
20 af jeres rigtige ordrer til testen.
En person, der godkender kladderne hver dag, i hvert fald de første 30 dage.
Din tid: 30 minutter til tjekket og en fælles gennemgang af accepttesten. Imens bygger og tester jeg selv.

Accepttesten

Jeg tester på 20 af jeres rigtige ordrer. Mindst 18 af dem skal lande korrekt som kladder. De øvrige bliver markeret »skal tjekkes«, og ingen ordre må gå tabt.

En kladde er en ordre, der er oprettet i jeres system, men som ikke er godkendt endnu. En ordre, der er markeret »skal tjekkes«, er en, hvor løsningen ikke var sikker. Den bliver ikke gættet, og en person afgør den.

Først når testen er bestået, får du en faktura.

Pris og betaling

7.500 kr. ekskl. moms, fast pris.
De første 3 kunder betaler 4.900 kr. ekskl. moms mod en kort skriftlig kundecase og en reference. Casen offentliggøres kun, hvis du godkender den.
Dertil kommer typisk 150–200 kr. om måneden til automatiseringsplatform og AI-forbrug på jeres egne konti. Det står i den skriftlige pris, og du kender det, før du siger ja.
Faktura efter bestået accepttest. Betalingsfrist 8 dage netto.
Klar 10 arbejdsdage efter adgang.
Før jeg får adgang til jeres data, indgår jeg en databehandleraftale med jer.

Eksempel: en skriftlig pris

Eksempel med opdigtede navne og tal.

Til: Eksempel Byg ApS
Opgave: ordreindtag fra én indbakke, op til 2 ordreformater
Fast pris: 7.500 kr. ekskl. moms
Dertil, på jeres egne konti: automatiseringsplatform og AI, forventet 190 kr./md.
Klar: 10 arbejdsdage efter adgang
Accepttest: mindst 18 af 20 testordrer som korrekte kladder, ingen ordre tabt
Faktura: efter bestået accepttest, 8 dage netto

Du kan tilvælge en driftsaftale til 495 kr./md. ekskl. moms, hvor jeg overvåger løsningen og retter fejl inden for 1 arbejdsdag. Se, hvad driftsaftalen indeholder

Kasparas Marcinskas

KM Consulting

Jeg udfører selv alt arbejdet, fra det gratis tjek til den sidste rettelse.

Læs om mig

Spørgsmål

Hvad hvis AI'en tager fejl?

AI kan tage fejl. Derfor har den en afgrænset opgave: at læse ordren og foreslå en kladde. En person godkender hver ordre i mindst de første 30 dage, og alt uklart bliver markeret »skal tjekkes« i stedet for at blive gættet. I accepttesten skal mindst 18 af 20 testordrer lande korrekt.

Hvordan håndterer du data og GDPR?

Ordrer indeholder navne og e-mailadresser, så jeg behandler personoplysninger på jeres vegne. Derfor indgår jeg en databehandleraftale med jer, før jeg får adgang. Den fastlægger, hvilke oplysninger jeg må bruge, hvilke leverandører der er med (for eksempel automatiseringsplatform og AI-udbyder), og hvor de behandler data. Jeg bruger kun de oplysninger, opgaven kræver, og alt kører på jeres egne konti. Hvis en leverandør behandler data uden for EU/EØS, står det i aftalen, og det kræver dit ja.

Hvor meget tid skal jeg bruge på det?

Din tid er 30 minutter til tjekket og en fælles gennemgang af accepttesten. Derudover skal jeg bruge adgang til jeres regnskabssystem og den indbakke, ordrerne kommer til, 20 af jeres rigtige ordrer til testen og en person, der godkender kladderne hver dag, i hvert fald de første 30 dage. Imens bygger og tester jeg selv.

Hvad hvis det går i stykker?

Det kan ske for al software, typisk når et af de systemer, løsningen bruger, bliver opdateret. Ved ordreindtag retter jeg fejl gratis i de første 30 dage efter levering. Derefter kan du vælge en driftsaftale: 495 kr./md. ekskl. moms for ordreindtag og 295 kr./md. for Mandagsrapporten. Så holder jeg øje med løsningen, får besked, hvis noget fejler, og retter det inden for 1 arbejdsdag. Uden driftsaftale koster hjælp 550 kr./time ekskl. moms.

Skal jeg skifte regnskabs- eller ordresystem?

Nej. Jeg bygger ovenpå det, I har: e-conomic, Uniconta, Dinero, Business Central eller et regneark. Nogle systemer kræver en bestemt pakke for at give adgang udefra, for eksempel e-conomic Plus eller højere og Dinero Pro eller Total. Det afklarer jeg med dig i det gratis tjek.

Hvad hvis kunderne sender ordrer i mange forskellige formater?

Pakken dækker op til 2 formater. Flere kan tilføjes for 1.500 kr. pr. format ekskl. moms. I tjekket afklarer jeg med dig, hvilke 2 der giver mest.

Hvor kan jeg se, hvilke ordrer der er læst?

Hver ordre ender som en kladde i jeres eget system, og du får en daglig oversigt over dagens ordrer og de ordrer, der skal tjekkes.

Hvad med Business Central?

Business Central har selv en ordreagent (Sales Order Agent). Dele af den er stadig markeret som forhåndsversion hos Microsoft. Hvis den kan dække jeres behov, sætter jeg den op i stedet for at bygge noget nyt. Om den kan bruges hos jer, og hvad den kræver af licenser, tjekker jeg i det gratis tjek.

Er det tal og rapporter, der tager tiden, mere end ordrer? Se Mandagsrapporten

Er ordreindtag noget for jer?

Jeg gennemgår med dig, hvordan ordrerne kommer ind hos jer i dag, og du får en fast pris på skrift senest 2 arbejdsdage efter tjekket.

Book et gratis automatiseringstjek

Du kan også ringe på +45 50 63 35 40 eller skrive til kontakt@kmconsulting.dk.